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什麼是看板管理與落實應用看板管理的方法

什麼是看板管理與落實應用看板管理的方法
什麼是看板管理與落實應用看板管理的方法

上篇文章中可以知道,當團隊成員對公司發展目標、工作項目、順序與時間都沒有問題之後,開始逐漸更深的參與公司的運作,除了會感受到自己對這間公司的發展負有責任,也能從同儕之中看見彼此的優點與洞見力,團隊成員將因此開始更認識了彼此,並可從成員中找到學習成長的對象。

接下來則是要管理員工的工作進度了,雖然前一篇文章已經定義出工作項目、順序與時間,但是如果沒有妥善管理或沒有彰顯出公司重視成員的產出成果,那麼出包也是必然的。那要如何管理好大家的共識呢?建議大家採用看板管理(Kanban)方法。

為什麼看板管理

看板管理顧名思義是可以直觀的看到並且能夠達成管理的目的,為什麼要讓大家可以直觀的看到呢?所謂太陽底下沒有新鮮事,如果某人手上的工作任務太少,那個人自己也會感受到不好意思,可能還想要爭取多一點工作在手上以免看起來太輕鬆。如果某人的工作進度會影響到自己,因為易於查看因此可以提醒彼此。因為所有人手上的工作,彼此正在做什麼都能被看見,因此工作狀態有沒有在更新也將會被看見,因此能大幅降低成員彼此之間的猜忌與推卸責任。也因為大家都能夠看見彼此的工作,把彼此要了解彼此的工作的責任就能因此交付在團隊成員手上,老闆除了關心看板中的內容以外,就是要檢視衝刺的成果。

讓所有人的工作狀態都能一覽無遺的看板管理方法
讓所有人的工作狀態都能一覽無遺的看板管理方法


看板管理的應用方法

一般常見使用trello、Asana、Notion來作為看板管理軟體,不論用哪個,一定要做到:a.列表區分工作階段、b.卡片標題明確、內容清楚到最好不用溝通、要有時間與checklist、c.斬斷所有非看板管理軟體的溝通管道。

看板管理規則
看板管理規則

關於看板管理的列表

所謂列表區分工作階段,一般常見有:1.Black Hole總需求列表:所有人都可新增內容、2.Backlog確定要做的事:經部門主管與團隊討論確認1的列表中哪些要做且內容說明明確、3.準備做的事:團隊成員在完成手上正在做的事情之後就會接著做的事、4.正在做的事:目前正在著手的工作、5.主管驗證:待部門主管驗證、6.會議展示:成員在會議展示進度的卡片、7.完成、8.其他。如此一來,所有人都可以知道哪些人目前手上有哪些工作,工作階段為何。

看板管理的區分工作階段列表
看板管理的區分工作階段列表

如何編輯與建立看板管理的卡片

建立工作卡片時,標題必須要明確且內容要完整清楚,可以採用SMART原則:明確性(Specific)、可衡量(Measurable)、可達成(Achievable)、相關的(Relevant)與有時限的(Time-bound),如果能夠做到卡片內容是可以不用講話也能理解與接手那是最好的,如果做得到那麼恭喜你,公司可以不需要辦公室也能辦公事。且要透過看板管理軟體裡面的其他功能如Checklist、時間、標籤、…等等,區分工作的狀態與項目,最好該軟體能夠有討論功能,如此一來,關於這項卡片工作的來龍去脈都能一目瞭然。如此一來如果團隊成員因故必須要離職,也不用擔心交接的問題,因為工作內容不論是定義、原因、討論與未來都會清楚呈現。

如何編輯與建立看板管理的卡片
如何編輯與建立看板管理的卡片

管理溝通管道:斬斷所有非看板管理軟體的溝通管道

對很多老闆來說,最訝異的我想莫過於這點,大家很直覺地認為:為什麼要停止非看板管理的溝通管道?原因有幾個:a.當我們持續用別的軟體溝通,就容易疏於更新看板管理的工作,造成卡片內容的資訊不連續,造成當員工因故離職時內容無法作為交接使用、b.當我們還有其他的軟體溝通,就把前面的敏捷管理的目的(透明、全員參與)消滅了,那就回到了傳統管裡模式,讓工作狀態與來龍去脈無法輕易的被檢視,成員之間要等到開會才知道彼此的進度,那麼監管的責任就會又回到老闆、主管手上、c.有別的管道討論工作會造成團隊工作過程中形塑出數個小團體,導致大家不會在看板管理軟體中發表有助於工作的對話。

這是一個看板管理的遊戲規則,這個規則將可有效的保護這個方法能貫徹到不怕有新進員工需要花很多時間摸索,也不怕有意圖不軌的員工從中作梗故意搞小團隊影響團隊合作。

讓工作相關的討論只集中在看板管理軟體之中
讓工作相關的討論只集中在看板管理軟體之中

我曾經歷過,某段開發過程中,有位股東突然對某個模組有意見,並語氣不耐的表示為什麼要開發這個模組?會後我找到了該張工作卡片,上面有年、月、日、時、分、卡片內容、原因、規格,並在上面寫道,如此卡片有問題請於3日內回覆否則將按照卡片內容進行開發。找到卡片後我在那張卡片tag那位股東,後來那位股東過來跟團隊道歉。這也是為什麼利害關係人,不一定是只有部門團隊成員,全公司、股東甚至客戶,只要會影響該目標的人,都可以評估是否要納入看板中,確保大家有責任時時掌握公司工作的發展。

雖然大家已經能夠依照共識進行工作,但如果資源允許,透過設立大家共同期望的獎勵條件,例如特休、獎金,讓大家除了依照共識前進以外,還會因為加上了如果不努力達成目標會讓同儕無法獲得獎勵的壓力,那麼團隊彼此之間將會有主動關心彼此的動力,將不再需要老闆耳提面命,老闆只要將不在乎團隊死活的成員請出團隊即可。

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