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什麼是敏捷管理與落實應用敏捷管理的方法

什麼是敏捷管理與落實應用敏捷管理的方法
什麼是敏捷管理與落實應用敏捷管理的方法

過去不論是創業或是擔任專業經理人期間,為了懂得如何管理團隊,涉獵了不少管理方法,不論是PMP專案管理、敏捷(Agile)、內部控制制度(Internal Audit)、看板管理(Kanban)、…等等,但是我始終無法解決管理上遇到的問題。直到我領悟到無法指望用單一的管理方法來管理團隊,而是要將這些管理方法適當的混合運用,才能夠形成貼合人性、公司發展、足以應對市場變化的管理方法。

在公司的營運過程中,身為老闆或者主管時時需要顧及:公司發展目標、員工與市場三個面相,而敏捷管理精神(Agile)、看板管理工具與精實創業文化,恰恰就對應了這三個面相。

後來我將這樣的方法,應用在客戶公司研發管理部門,使得該部門減少了43%的人力,讓人事成本降低超過50%,即便少了將近一半人的人力,營運效率竟然還不降反升15%,也讓我成為全公司營運效率最高但是最輕省的主管,希望這些方法能夠幫助老闆、主管減少管理壓力與負擔,把心力放在更重要的事情上,現在就讓我分享,我是怎麼做到的吧。

什麼是敏捷管理

絕大多數的公司發展目標,非常容易出現幾種問題:a.沒有明確目標、b.目標太多、c.只有老闆在制定目標。而公司如果出現c的問題就會發現,員工不知道要做什麼?導致老闆很累,而員工還會抱怨沒有被授權,也逐漸開始習慣老闆、主管說什麼才做什麼的問題,那為什麼敏捷管理能改善這個問題?

傳統上大多數公司或團隊習慣應用戴明的PDCA的流程,而往往P(Plan)與D(Do)之間是規劃到做完,才會到C(Check),且在P的階段由於沒有定義誰負責P,所以往往P只有老闆在做,然後交付團隊D,當老闆來檢查(C)時,最後老闆動粗(Act)。

關於戴明循環
關於戴明循環(引用來源)

為什麼採用敏捷管理

敏捷管理(Agile)的思維是,P這個階段就要跨部門甚至是全員參加(更甚至包含股東、客戶),因為我們要讓大家知道我們要做什麼、為什麼要這麼做、還有一個重點是,希望集結成員的智慧、經驗與資源。這樣做有什麼好處?當團隊有了共識之後,誰沒有遵守或忘記共識,團隊之間彼此可以互相提醒以外,也因為團隊成員的參與(Engagement),會讓團隊成員感受到自己是公司目標的一份子,進而會對公司的發展感受到認同與責任感(可以參考Dan Ariely在TED的演說:是什麼讓我們喜歡自己的工作)。

在這階段,除了要讓大家知道公司的發展目標以外,也要拆解出達成目標的方法,以Elon Musk為例,當記者問Elon Musk要如何讓地球人移民火星,他說:「簡單,我只要讓現在前往火星的成本減少20,000倍就能做到,分別是:營運效率是公部門的10倍、載客人數是傳統的20倍、火箭發射器能夠回收成本能減少100倍,就能做到讓地球人移民火星。」你看,即便是這麼困難的目標,也能夠透過拆解成具體、有挑戰、可行的小目標,讓團隊朝著目標前進,而不是只說公司要省20,000倍的成本這樣單一雖然具體但是沒有希望的目標。

Elon Musk的目標拆解手法
Elon Musk的目標拆解手法

如何應用敏捷管理

在戴明循環的D對比於敏捷管理有一個很巧秒但是很關鍵的差異,在這個階段,敏捷管理稱之為衝刺(Sprint),所謂的衝刺可以說是把戴明循環的P跟D整合再一起稱之為衝刺,且衝刺是要團隊:a.在一個短時間內(1~6週固定頻率)、b.做出足以展示的成果。如此一來就能夠避免傳統瀑布式管理的問題,要等到最後一天才知道是否有做出來,而往往結果是跟期望差距很大。而敏捷因為將工作拆分成數個可在固定時間展現成果來檢視,因此除了可以提早預知時間是否會delay以外,還能夠確保成果跟預期成果不會有太大的差異。

傳統管理方法與敏捷管理方法的差異
傳統管理方法與敏捷管理方法的差異

而為了要能夠拆出衝刺項目與所需時間,部門成員要針對部門目標進行討論進而拆出衝刺項目。而如何鼓勵大家分享該項目所需的工作時間?就是當大家都已經知道要做什麼之後,由會議主持人跟團隊討論拆解出工作項目與順序,然後針對每一個工作項目要求部門中每一位成員要說出你認為要花多久時間,即便非該工作專業的人也可以說:我認為需要多久時間。

在這過程中透過這一來一往的發言,團隊成員可以彼此學習,也可以發現自己在當初以為了解這項工作的內容,經過討論後發現有許多細節是之前沒想到或誤會的,然後每一個人針對該項工作透過翻牌的方式說明以會議中大家的說明認為需要花多久時間。如果團隊成員對該項工作所需的認知差異太大,則一樣回到所有成員要針對翻出的時間進行解釋為什麼認為需要花這樣的時間,直到認知差異極小或一致時,就可以收斂、確認該項工作的時間,如此一來,最終這項工作所需的時間不會有任何人感受到被逼迫與不悅以外,大家對彼此的工作觀點與專業都將因此有了成長。

當有了部門目標、工作順序與完成所需時間,就可以把相關工作的內容、細節、時間建立成卡片來管理。如此一來,團隊成員對於參與公司的發展也將因此越來越深入,那麼可以想見團隊成員對公司的責任感也將越深、越投入也就越喜歡公司。


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