跳到主要內容

無為而治的目標管理方法=(敏捷精神+看板管理工具)x精實創業 上

無為而治的目標管理方法=(敏捷精神+看板管理工具)x精實創業 (圖片來源:unsplash)

過去不論是創業或是擔任專業經理人期間,為了懂得如何管理團隊,涉獵了不少管理方法,不論是PMP專案管理、敏捷(Agile)、內部控制制度(Internal Audit)、看板管理(Kanban)、…等等,但是我始終無法解決管理上遇到的問題。直到我領悟到無法指望用單一的管理方法來管理團隊,而是要將這些管理方法適當的混合運用,才能夠形成貼合人性、公司發展、足以應對市場變化的管理方法。

在公司的營運過程中,身為老闆或者主管時時需要顧及:公司發展目標、員工與市場三個面相,而敏捷管理精神(Agile)、看板管理工具與精實創業文化,恰恰就對應了這三個面相。

後來我將這樣的方法,應用在客戶公司研發管理部門,使得該部門減少了43%的人力,讓人事成本降低超過50%,即便少了將近一半人的人力,營運效率竟然還不降反升15%,也讓我成為全公司營運效率最高但是最輕省的主管,希望這些方法能夠幫助老闆、主管減少管理壓力與負擔,把心力放在更重要的事情上,現在就讓我分享,我是怎麼做到的吧。

關於敏捷管理(Agile)與公司發展目標

絕大多數的公司發展目標,非常容易出現幾種問題:a.沒有明確目標、b.目標太多、c.只有老闆在制定目標。而公司如果出現c的問題就會發現,員工不知道要做什麼?導致老闆很累,而員工還會抱怨沒有被授權,也逐漸開始習慣老闆、主管說什麼才做什麼的問題,那為什麼敏捷管理能改善這個問題?

傳統上大多數公司或團隊習慣應用戴明的PDCA的流程,而往往P(Plan)與D(Do)之間是規劃到做完,才會到C(Check),且在P的階段由於沒有定義誰負責P,所以往往P只有老闆在做,然後交付團隊D,當老闆來檢查(C)時,最後老闆動粗(Act)。

關於戴明循環(引用來源)

為什麼敏捷管理(Agile)有助於發展公司目標

敏捷管理(Agile)的思維是,P這個階段就要跨部門甚至是全員參加(更甚至包含股東、客戶),因為我們要讓大家知道我們要做什麼、為什麼要這麼做、還有一個重點是,希望集結成員的智慧、經驗與資源。這樣做有什麼好處?當團隊有了共識之後,誰沒有遵守或忘記共識,團隊之間彼此可以互相提醒以外,也因為團隊成員的參與(Engagement),會讓團隊成員感受到自己是公司目標的一份子,進而會對公司的發展感受到認同與責任感(可以參考Dan Ariely在TED的演說:是什麼讓我們喜歡自己的工作)。

在這階段,除了要讓大家知道公司的發展目標以外,也要拆解出達成目標的方法,以Elon Musk為例,當記者問Elon Musk要如何讓地球人移民火星,他說:「簡單,我只要讓現在前往火星的成本減少20,000倍就能做到,分別是:營運效率是公部門的10倍、載客人數是傳統的20倍、火箭發射器能夠回收成本能減少100倍,就能做到讓地球人移民火星。」你看,即便是這麼困難的目標,也能夠透過拆解成具體、有挑戰、可行的小目標,讓團隊朝著目標前進,而不是只說公司要省20,000倍的成本這樣單一雖然具體但是沒有希望的目標。

Elon Musk的目標拆解手法

關於敏捷管理(Agile)的衝刺

在戴明循環的D對比於敏捷管理有一個很巧秒但是很關鍵的差異,在這個階段,敏捷管理稱之為衝刺(Sprint),所謂的衝刺可以說是把戴明循環的P跟D整合再一起稱之為衝刺,且衝刺是要團隊:a.在一個短時間內(1~6週固定頻率)、b.做出足以展示的成果。如此一來就能夠避免傳統瀑布式管理的問題,要等到最後一天才知道是否有做出來,而往往結果是跟期望差距很大。而敏捷因為將工作拆分成數個可在固定時間展現成果來檢視,因此除了可以提早預知時間是否會delay以外,還能夠確保成果跟預期成果不會有太大的差異。

傳統管理方法與敏捷管理方法的差異

而為了要能夠拆出衝刺項目與所需時間,部門成員要針對部門目標進行討論進而拆出衝刺項目。而如何鼓勵大家分享該項目所需的工作時間?就是當大家都已經知道要做什麼之後,由會議主持人跟團隊討論拆解出工作項目與順序,然後針對每一個工作項目要求部門中每一位成員要說出你認為要花多久時間,即便非該工作專業的人也可以說:我認為需要多久時間。

在這過程中透過這一來一往的發言,團隊成員可以彼此學習,也可以發現自己在當初以為了解這項工作的內容,經過討論後發現有許多細節是之前沒想到或誤會的,然後每一個人針對該項工作透過翻牌的方式說明以會議中大家的說明認為需要花多久時間。如果團隊成員對該項工作所需的認知差異太大,則一樣回到所有成員要針對翻出的時間進行解釋為什麼認為需要花這樣的時間,直到認知差異極小或一致時,就可以收斂、確認該項工作的時間,如此一來,最終這項工作所需的時間不會有任何人感受到被逼迫與不悅以外,大家對彼此的工作觀點與專業都將因此有了成長。

當有了部門目標、工作順序與完成所需時間,就可以把相關工作的內容、細節、時間建立成卡片來管理。如此一來,團隊成員對於參與公司的發展也將因此越來越深入,那麼可以想見團隊成員對公司的責任感也將越深、越投入也就越喜歡公司。








留言

這個網誌中的熱門文章

什麼是SBIR計畫?申請須知與計畫書範例

什麼是SBIR計畫?如何申請SBIR計畫與下載SBIR計畫範例 經濟部中小企業處的創新研發補助計畫,是台灣歷史最悠久的政府補助,旨在鼓勵中小企業透過投入創新研發,增進企業的競爭力,補助款不用分股票給政府,也不用償還,這麼好的計畫,到底有什麼規定?讓我們繼續看下去,本文更新於2021.1.18。 SBIR計畫申請須知與計畫書範例一:SBIR英文全文與SBIR由來 我國中小企業佔企業總數的97%,涵蓋77%的就業人口。SBIR(英文全名:Small Business Innovation Research)是經濟部中小企業處為鼓勵國內中小企業加強創新技術或產品研發,鼓勵中小企業投入資源提升產業技術、產品與服務之創新研發計畫,帶動中小企業研發人才的培育、研發能力的累積,提高企業技術水準、進而提升我國產業競爭力及加速傳統產業之轉型與升級。 SBIR計畫申請須知與計畫書範例二、SBIR歷年平均通過率與補助金額 SBIR自民國88年啟動SBIR補助計畫至109年12月底止,計有30,438件申請,通過13,705件,通過率為45%。帶動投入研發人力65,640人(平均每件帶動4.8位研發人力),政府研發獎補助金額:163億元(平均每件補助119萬),企業研發資金投入:295億元(平均每件自籌215萬),換言之通過之補助案,平均每件之計畫總經費約為335萬,自籌與補助的比例:公司自籌約65%,政府補助35%。獲得之補助經費不佔股、不用還。此經費在會計科目上是業外收入,所得之經費為未稅。 SBIR推動成果(資料來源為 SBIR官網 ) SBIR計畫申請須知與計畫書範例三、中央型SBIR與地方型SBIR有什麼差別? 中央型SBIR:隨到隨審,競爭者來自全國各地,有分Phase 1、2、2+,申請的身份可以是:個別申請、研發聯盟,時程可以是6個月到24個月(Phase 2階段生技最多可延長至36個月),補助總金額:100~5,000萬以內。 地方型SBIR:由各縣市政府訂定收件時程以及該期收件主題,競爭者為設籍於該縣市政府的企業,計畫時程在12個月內,補助金額:100萬以內。 計畫不可一案兩請,公司申請政府補助,同一人投入計畫申請補助以該年之總人月計算,單一人一年之補助人月最多為12人月,SBIR計畫主持人最多於該計畫中申請補助10人月。舉例來說:如研發人員A申請了經濟部A計畫10

2021年全台創業補助計畫(八項計畫超過兩億元資金)

2021年政府創業補助資源懶人包 (8個管道超過2億元) 幫你整理全台灣CP值最好的創業資金來源,內容包含:申請單位、可以申請多少錢、下載文件與官方網站等,來幫助你降低創業經營的風險與成本。 申請資源不分背景,就算是上市公司,有補助可以申請他們都不會客氣的,因此哪裡有資源可以申請你可千萬不要客氣。  台北市產業發展補助計畫申請方法與格式下載(補助項目總額可達1.1億元) 台北市產發局SITI補助計畫過案率與平均核定金額 背景:  台北市政府為了鼓勵企業設籍在台北市(不限產業與行業),並提供友善的工作環境與機會給台北市民,由台北市政府產發局提供獎勵補助計畫,關於 台北市政府獎勵補助計畫 的詳細介紹,歡迎查看我的文章。台北市的獎勵補助可以說是冠蓋全台,提供的補助包含:獎勵補貼(租金、利息、人事成本、房屋/地價税與融資利息等補助總額達1.1億元以上)、研發補助(最高補助500萬)、品牌補助(最高補助500萬)、創業補助(最高補助100萬)、育成/天使補助(最高補助300萬)、加碼方案(鼓勵企業員工分紅與推動自由貿易,政府補助加碼20%)。  申請實務:  申請者公司必須要設籍於台北市,內容必須要參考台北市施政方針,以及如何嘉惠台北市民,並且依照各項補助條件的規定辦理,例如獎勵補貼的申請資格是增資日起一年內要提出申請,相關文件資訊請參考下方下載連結。  下載:  獎勵補貼 、 研發補助 、 品牌補助 、 創業補助 、 育成/天使補助 、 加碼方案 經濟部中小企業處SBIR補助計畫申請方法與格式下載(一家公司最高可申請500萬補助) 經濟部中小企業處SBIR歷年總通過率平均資訊   背景:  中小企業佔總企業數的97%,佔77%的就業人口。因此經濟部中小企業處為了鼓勵中小企業投入研發,遂提供 SBIR補助計畫 給中小企業,關於 SBIR通過率 、 如何申請SBIR 、 誰可以申請SBIR 等,都可以透過超連結查看相關文章。此外,近年來SBIR也發展出 地方型SBIR與創業海選SBIR ,所謂知己知彼,知道差異就能夠選出適合自己的申請方案。  申請實務:  SBIR僅有中小企業可以申請,中央型SBIR是隨到隨審,地方型則依各地政府公告,創業海選一年一次。SBIR著重創新性,因此如何在計畫中凸顯創新性是非常重要的。  下載:  SBIR補助計畫官網 、 SBIR下載

建立標準作業流程SOP範例與步驟

三個步驟輕鬆建立SOP標準作業流程方法(圖片來源:unsplash) 很多創業家過去在大公司中經歷過 窠臼的SOP ,這種SOP擅長把簡單的事情複雜化,此外格式簡直跟論文如出一徹,因此使人望之卻步,造成經歷過這種SOP的人對於SOP感到反感且不信任。也因為如此,許多創業家自大公司離開後創業後,往往很自豪的對外說公司以「野蠻生長」的方式營運,讓團隊成員「自由發揮」。但這種管理方法,反而造成了許多人才離開理由往往是:公司沒有制度、公司沒有效率、公司沒有判斷對錯的依據。老闆們可以想像如果我們生活中,沒有法律、沒有遵行的依據、沒有清楚的對錯定義、對於陌生的事情沒有教學,那麼社會將會變成什麼樣子?這樣你還會質疑SOP只適合用在大公司嗎? 我曾經創業過,也曾在超過300人的公司負責公司的內部控制制度,因此我明白,創業者對於SOP的擔憂。而在我過去的經驗中發現,SOP也是一個梳理公司目標、資源配置、流程與工作方法最關鍵、基礎與核心的環節。此外,企業不論是要導入敏捷(Scrum/Agile)、精實創業(Lean Sartup)、OKR(Objectives and Key Results),這些管理的方法其最核心的基本概念都與SOP有關,因為SOP是某項職務的工作定義、範圍、流程與方法。管理學大師彼得杜拉克曾說:如果你無法衡量,就無法落實,說的真的非常精準。 管理學大師彼得杜拉克(Peter Drucker):如果你無法衡量,就無法落實。 而麥當勞可能是世界上施行SOP最強的公司之一,連薯條上的鹽巴怎麼灑、醬料怎麼打?都有標準的器材與方法,避免因不同人做而有明顯的差異,也因此應該很少聽過麥當勞時常出現什麼差錯?此外你也不會覺得麥當勞的員工不近人情,對吧?當然,如果公司業務性質單純且規模很小,這樣的公司沒有SOP是可以理解的,但是一但公司人數多或業務廣,如果沒有SOP那麼可以想見在不久的將來,必然會越來越混亂到需要重建的地步(例如:突如其來大批人員離職),那與其如此何不早點開始導入SOP呢? 什麼是SOP(Standard Operating Procedures, SOP的中文是:標準作業流程) ,根據 維基百科 的定義,SOP能夠增進效率、強化穩定性與減少浪費。但是也不是沒有缺點,關於SOP的缺點,用最好的一個方法破解SOP的缺點那就是:把實驗的文化植入在公司的DNA中。那麼S